Outils pour détecter la fraude interne

Détection de la fraude interneLe travail de révision des notes de frais, consiste à vérifier qu’elles s’alignent sur la politique de dépenses de l’entreprise et à détecter d’éventuels cas de fraude interne.

Il s’agit d’une tâche ardue, minutieuse, longue et assez monotone.

Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux outils permettant d’automatiser la plupart de ces tâches.

Les avantages du logiciel de détection de fraude

Les outils spécialement programmés et conçus pour détecter les fraudes sur les notes de frais n’ont pas la vocation ni la prétention de remplacer le rôle de l’auditeur ou vérificateur. Toutefois, ils peuvent être d’une aide précieuse pour rendre le travail plus efficace et rapide. En voici les principaux avantages :

  • Ils permettent d’automatiser les tâches. Par conséquent, le vérificateur ou auditeur se voit déchargé des tâches les plus répétitives et pénibles, il a plus de temps et d’énergie pour détecter les fraudes les moins évidentes.
  • Ils facilitent au maximum le travail de l’auditeur. Une fois paramétrés et adaptés aux politiques et conditions de l’entreprise, ils peuvent détecter d’eux-mêmes de nombreuses fraudes.
  • On passe de la procédure papier à la procédure numérique. Ce type de logiciel permet de numériser des factures, grâce au scanner ou à la prise de photo avec un smartphone, et de les stocker ensuite sur le cloud. Le travail est donc plus rapide, le rendement meilleur et en plus, le problème de la détérioration des documents papier n’existe plus.
  • Ils améliorent la synchronisation et la communication entre les personnes impliquées dans le processus. Le système peut ainsi prévenir l’employé (même au moment où il élabore la note) de si telle dépense est légale ou non.

Il arrive que par manque de temps les derniers changements ou modifications appliqués dans les politiques de dépenses de l’entreprise n’aient pas encore été introduits dans le logiciel. Dans ces cas-là c’est la vision de l’auditeur qui prévaut.

Malgré ses avantages incontestables, il faut préciser que ces applications informatiques ne sont de bons outils capables d’aider le contrôleur dans sa tâche de détection des fraudes qu’à condition bien sûr que ce dernier soit compétent et hautement qualifié. L’auditeur reste donc la personne-clé et le principal responsable du circuit de vérification et de détection des fraudes sur les notes de frais.

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